Les 3 grandes questions avant d’adopter un projet de signature électronique

Pourquoi adopter le projet de signature électronique ?

Depuis un long moment, ce système de signature électronique a été utilisée au sein des entreprises pour la contractualisation, mais il est vrai que la crise sanitaire a nettement fait augmenter son adoption. En effet, cet outil de signature est une grande étape de la digitalisation d’une entreprise et possède de nombreux avantages.

Tout d’abord, signer des documents de manière numérique est rapide et facile à utiliser. Elle est un gain de temps considérable avec une signature numérique en seulement quelques minutes. L’entreprise n’a plus besoin de scanner ou encore d’imprimer les documents pdf. Ensuite, elle permet de faire des économies à une entreprise avec l’abandon de l’achat de timbre, d’enveloppe, d’encre et de papier, qui sont des coûts pour le portefeuille de l’entreprise. Et enfin, signer électroniquement permet d’adopter la solution « zéro papier » dans le but de préserver l’environnement. Afin d’assurer un développement durable, les intentions ne suffisent plus et agir reste indispensable pour protéger la planète. L’utilisation du papier provoque des dégâts de plus en plus visibles sur la planète, car en effet, pour fabriquer une tonne de papier vierge, il faut environ 17 arbres et une moyenne de 30 m3 d’eau. Ainsi, il est important de délaisser la signature manuscrite en oubliant les supports-papier mais plutôt d’appliquer la dématérialisation. La signature électronique est un outil digital qui dispose encore de nombreux avantages qu’il est difficile d’énumérer : hausse de la productivité de l’entreprise, une expérience client plus qualifiée, une sécurisation des documents, etc.

Par où débuter le projet de signature électronique ?

Avant de se lancer dans un tel projet pour obtenir la signature électronique, il est indispensable de prendre son temps afin d’acquérir un grand succès pour l’entreprise. En effet, structurer correctement un cahier des charges semble nécessaire : il faut fixer les objectifs, les besoins, les ressources disponibles, mais aussi les contraintes au projet.

Premièrement, il faut examiner l’ampleur du projet. Il s’agit de fixer le responsable, le temps nécessaire, le budget adéquat, mais aussi les objectifs fixés au projet.

Deuxièmement, il faut énumérer le processus de travail et le flux des signatures de documents. Pour cela, on s’interroge sur les documents qui vont être signés et son volume, les logiciels du processus, les destinataires (les identités des signataires, des observateurs, etc.) et les actions effectuées après la signature.

Et troisièmement, il s’agit de prendre en compte la valeur juridique. Il faut analyser le cadre juridique : la législation à propos de la signature électronique et imprégner une valeur légale. Ainsi, il faut connaître les lois du pays où l’entreprise s’exerce. Par exemple, il est obligatoire de connaître correctement le type de signature à utiliser selon le secteur d’activité de l’entreprise. De plus, il est nécessaire de vérifier les enjeux juridiques ou financiers liées au projet de signature électronique afin d’éviter les risques judiciaires.

Quelles sont les étapes dans une entreprise pour mettre en œuvre un projet de signature électronique ?

Bien entendue, la création du cahier des charges est essentielle, mais n’est pas unique à la création du projet. En effet, d’autres étapes sont importantes pour une entreprise après avoir pris la décision de se lancer dans un tel projet et d’avoir créé son cahier des charges.

À propos du procédé de signature, le choix du type de signature électronique (signature simple, signature électronique avancée et signature qualifiée) est une étape à ne pas ignorer ainsi que le choix du prestataire de service. Pour illustrer cette étape, l’exemple de l’entreprise LiveConsent est intéressant. Elle propose une plateforme de signature électronique et plus précisément la signature avancée. De plus, LiveConsent offre aux entreprise un niveau avancé en termes de niveau de sécurité (avec la demande du code PIN), d’authentification, d’intégrité des documents et d’identification pour le signataire. De plus, LiveConsent applique l’horodatage électronique et utilise le système de paraphe. L’entreprise LiveConsent créer un tiers de confiance, elle propose une plateforme avec un coffre-fort où les documents numériques sont gardés précieusement et un système d’archivage électronique.

Une fois la mise en place du projet d’une voie électronique au sein d’une entreprise, informer et former ses employés est indispensable, dans le but de faire les demandes de signature, de faire signer ou d’apposer les documents numériques. En effet, il faut que les employés de l’entreprise se familiarisent avec cette nouvelle solution de signature électronique. Et pour finir, il suffira d’évaluer les résultats de ce projet et d’effectuer des améliorations dans le temps si besoin.